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Fallstudien und Referenzen

Geschäftsleute und Münzstapel
Geschäftsleute und Münzstapel

Beispiele für Kunden und Projekte

1. Technisches Beratungsunternehmen mit 35 Ingenieuren, Tochterunternehmen eines Konzerns, Großraum Hamburg (Winter 2004)

Ausgangssituation: "Wir brauchen eine Optimierung unserer Projektkostenrechnung (Projekte als Kostenträger). Zum einen will die Geschäftsleitung den Deckungsbeitrag der 100 größten Projekte im Einzelnen jederzeit sehen können (von insgesamt 800 Projekten), zum anderen wollen unsere Wirtschaftsprüfer die Unfertigen Leistungen handelsrechtlich bewerten. Hierbei spielt die Unterscheidung von Werksverträgen und Dienstverträgen eine Rolle; hierfür müssen Kriterien entwickelt werden, die Unterscheidung muss in unsere Datenbank eingepflegt werden. Außerdem brauchen wir eine aktuelle und jederzeit pflegbare Vertragsdatenbank. Wir suchen einen Externen, der in Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer - welcher überwacht, dass die bilanzielle Bewertung korrekt vor sich geht - die wirtschaftliche Bewertung vornimmt. Wichtig sind hierbei sehr weitgehende Englischkenntnisse, da fast alle Verträge in englischer Sprache sind."

Mein Vorgehen hierbei:

  1. ABC-Analyse der vorhandenen Projekte nach Umsatzvolumen, Vorlage beim Geschäftsführer
  2. Umstrukturierung eines vorhandenen Excel-Sheets zur Auswertung der Beratungsprojekte in Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Kostenrechnung
  3. Optimierung derAccess-Vertragsdatenbank gemeinsam mit der IT-Abteilung zur Unterscheidung von Werks- und Dienstverträgen
  4. Entwicklung von Kriterien zur Unterscheidung von Werk- und Dienstverträgen auf Basis der in den Verträgen verwendeten englischsprachigen Standardpassagen, Abnahme der Kriterien durch Geschäftsleitung und Wirtschaftsprüfer
  5. Kurze Schulung einzelner Ingenieure in Schlüsselpositionen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Bewertung ihrer Projekte
  6. Organisation der Verträge in der Abteilung Kostenrechnung

Hinterher: "Die Wirtschaftsprüfer sind mit der Systematik der Auswertung zufrieden und haben die bilanzielle Bewertung danach vorgenommen. Wir haben das Excel-Sheet noch später für weitere Auswertungen benutzt. Die Datenbank ist optimiert."

 

2. Privatklinik mit 100 MA,
Hamburg (Herbst 2005)

Vorher: "Unsere Controllerin hat uns verlassen. Wir brauchen jemanden, der die Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Kostenstellen bucht, der dem Geschäftsführer zeigt, wie er das automatisierte Berichtswesen nutzt, und der schließlich die Assistentin der GL schult, selbst Berichte nach Excel zu exportieren und dort zu bearbeiten. Außerdem muss jemand dem Wirtschaftsprüfer zuarbeiten."

Es folgten diese Tätigkeiten:

  1. Laufende Verbuchung der Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen mit Kostenstellen 
  2. Kurz-Schulung des Geschäftsführers in der Nutzung der Berichtsfunktionen
  3. Optimierung des Berichtswesens zur besseren Übersicht in Abstimmung mit dem Geschäftsführer
  4. Schulung der GL-Assistentin in Basis-Rechenfunktionen von MS Excel
  5. Erarbeitung diverser Übersichten für den Wirtschaftsprüfer zu einem Fördermittelantrag
  6. Einarbeitung der neuen angestellten Controllerin nach ein paar Monaten

Hinterher: "Kostenrechnung und Berichtswesen sind auf dem neuesten Stand. Die Fördermittel sind beantragt. Der Grundstein ist gelegt für eine nahtlose Übergabe an die neue Mitarbeiterin."

 

3. technischer Dienstleister mit 1.400 MA, Großraum Hamburg  (zweite Jahreshälfte 2007)

Vorher: "Wir haben ein Vertriebs-Tool auf Basis von MS Access. Dieses Tool soll so erweitert werden, dass die Vertriebler nicht nur ihre Abschlüsse eintragen, sondern auch Kontakte, Besuche und Angebote. Daraus sollen dann einfach verständliche Berichte für die Vertriebsleitererstellt werden. 
Von den Vertriebsleitern sind Anforderungen zu sammeln, wie die Berichte aussehen sollen.
Auf Basis der Anforderungen müssen die vorhandenen Felder untersucht werden, neue Felder ggf. in die Datenbank eingefügt werden. Die neuen Tabellenstrukturen sind der IT zu kommunizieren, damit sie die Tabellen entsprechend umsetzen kann.
Schließlich sind die Vertriebler in der Nutzung der neuen Felder und Funktionen zu schulen, die Vertriebsleiter in der Nutzung der Berichte. "

Meine Vorgehensweise:

  1. Analyse des Access-Tools
  2. Sammlung der Anforderungen der Vertriebsleiter
  3. Entwurf der Berichte, Abstimmung mit den Vertriebsleitern
  4. Auflistung der notwendigen neuen Felder und Funktionen, Weitergabe an die IT
  5. Supervision der Programmierung durch die IT, laufende Tests 
  6. Schulung der Vertriebsleiter in der Handhabung der Berichte
  7. Schulung der Vertriebler in der Nutzung der neuen Funktionen
  8. Schriftliche Dokumentation der neuen Funktionen, Erstellung eines Manuals mit Text und Screenshots
  9. Zwischendurch gelegentliche Auswertungen nach verschiedenen Kriterien für die Geschäftsleitung

Hinterher: "Das Tool ist erweitert, die neuen Funktionen laufen und sind dokumentiert, alle im Bereich Vertrieb können damit umgehen. Hiermit können wir unseren Vertrieb deutlich besser steuern und haben einen tieferen Einblick in unsere Vertriebsprozesse."

 

4. Handelsunternehmen mit 1.000 Mitarbeitern und 6 Mrd. € Jahresumsatz, Tochterunternehmen eines Konzerns,
Großraum Hamburg (Sommer 2004)

Vorher: "Der Deckungsbeitrag, der für einen bestimmten Vertriebskanal eines zugekauften Unternehmens ermittelt wird, erscheint uns außergewöhnlich hoch. Die Ermittlung dieses Deckungsbeitrages ist kompliziert, dabei spielen IT-technische Faktoren eine Rolle, da die Verkäufe zum Teil elektronisch über Kundenkarten abgewickelt werden. Ein Externer soll sich den Prozess anschauen und uns sagen, was da geschieht und ob dieser Deckungsbeitrag tatsächlich korrekt ist."

Meine Vorgehensweise;

  1. Analyse der Gewinnmarge der einzelnen Produkte: Für zwei der fünf Produkte um über 1.000% zu hoch
  2. Analyse der einzelnen Produktverkäufe in den einzelnen Monaten des Jahres 2003
  3. Analyse des Prozesses der Ermittlung des Betriebsergebnisses
  4. Kommunikation mit dem IT-Dienstleister, welcher die Abrechnungsdaten der Kundenkarten verwaltet
  5. Durchsicht der Einzelbelege
  6. Feststellung: Die zwei Produkte mit überhöhten Gewinnmargen werden mit einem falschen Währungsschlüssel abgerechnet. Zusätzlich waren einige Datenläufe (jeweils wöchentlich) zweimal oder dreimal ausgelöst worden, so dass sich kein einheitliches Bild für jeden Monat ergab
  7. Bericht an den Geschäftsführer, Erwähnung der möglichen bilanziellen Auswirkung und Anraten, einen Wirtschaftsprüfer hinzuzuziehen. Erwähnung möglicher ertragssteuerlicher und umsatzsteuerlicher Auswirkungen
  8. Gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer und dem Leiter der Steuerabteilung beweisfest dokumentiert, dass Umsätze zu hoch angemeldet, bilanziert und versteuert wurden.
  9. Handelsrechtliche Abwertung der nicht werthaltigen Forderungen durch den WP
  10. Korrektur der Steueranmeldungen durch den Leiter der Steuerabteilung
  11. Erstattung von ca 140 T€ an Umsatzsteuer und ca. 400 T€ Ertragssteuern an das Unternehmen durch die Maßnahmen von Wirtschaftsprüfer und Steuerabteilung

Hinterher: "Wir haben erfahren, dass der Deckungsbeitrag nicht korrekt war. Der Prozess konnte umgestaltet werden. Zudem erhielten wir hohe Steuererstattungen."

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