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Ordnerstruktur
im Rechnungswesen

Geschäftsleute und Münzstapel
Geschäftsleute und Münzstapel

Genereller Tipp:

Machen Sie die Ordner nicht zu leer, aber machen Sie sie auch nicht zu voll, sonst wird das Blättern schwer, und die Halteklammern verbiegen sich.

Einer der Ordner sollte sämtliche lang- und mittelfristigen Verträge enthalten. Einige der Verträge enthalten wahrscheinlich Grundlagen für monatliche Abbuchungen. Trennen Sie bitte auch unbedingt private und betriebliche Verträge; wichtig ist dies bei den Versicherungen.

1. Verträge
  1. Mietvertrag für betriebliche Räume
  2. bei Gesellschaften: Gesellschafterverträge und Gesellschafterbeschlüsse
  3. Leasingverträge
  4. Versicherungen
    1. betriebliche Versicherungen, z.B. Betriebshaftpflicht, Geschäftsversicherung
    2. private Versicherungen, z.B. Vorsorgeaufwendungen wie Kranken- und Lebensversicherung

Ein oder mehr Ordner beinhalten die Ausgangsrechnungen und die Eingangsrechnungen. Benutzen Sie unbedingt alphabetische Register, und zwar solche, die "Sch" und "St" als eigenes Staffelblatt haben. Optimalerweise sollten auch T,U,V, die häufig nur auf einem Staffelblatt zusammengefasst sind, getrennt werden.

Wenn Sie viele Kunden haben, richten Sie am besten für häufige Nachnahmen wie "Müller", "Schmidt" und "Meier / Maier / Meyer / Mayer" usw. manuell eigene Staffelblätter ein. Warum? Arbeiten Sie eine Weile ohne diese Struktur, dann arbeiten Sie damit, und Sie werden sehen.

2. Ausgangsrechnungen (alphabetisch nach Kunden)
3. Eingangsrechnungen (alphabetisch nach Lieferanten)

Dies können, je nach Größe des Unternehmens, beliebig viele Ordner werden; vielleicht passt auch beides in einen. Probieren Sie's aus.

Verwenden Sie bei der Kontokorrentbuchhaltung (Debitoren und Kreditoren) möglichst "sprechende Nummern" (siehe den Aufsatz hierzu).

Bei einigen Unternehmen kann es Sinn machen, statt des Alphabets andere Sortierkriterien zu verwenden, z.B. Postleitzahlen bei Speditionen.

Kassenbelege und Bankauszüge können je nach Belegaufkommen in einem oder mehreren Ordnern untergebracht werden. Benutzen Sie für diese Ordner, sofern ein Ordner Belege für mehrere Monate enthält, Monatsregister.

Kassenbücher werden in vielen Unternehmen nicht mehr gesondert geführt; die Belege werden nummeriert und sind damit eindeutig identifizierbar. Demnach kommen die Barbelege aufsteigend (der jüngste nach oben) in den Kassenordner.

Bankauszüge: Als Einnahme-Überschuss-Rechner legen Sie einfach Eingangs- und Ausgangsrechnungen hinter den jeweiligen Bankauszug, auf dem der Betrag ab- oder eingeht, denn Sie buchen ja Umsätze bei Zahlungseingang und Aufwendungen bei Zahlung.

4. Kasse
5. Bank

Als Bilanzierer trennen Sie die Bankauszüge von den Belegen. Aufwendungen werden gegen Verbindlichkeiten gebucht, optimalerweise unterschieden durch Kreditoren, Forderungen werden gegen Erlöse gebucht, optimalerweise unterschieden durch Debitoren. Auf dem Bankauszug wird dann gegen Verbindlichkeit (Kreditor) oder Forderung (Debitor) gebucht.

In einen Ordner gehört die Dokumentation Ihres Anlagevermögens.

6. Anlagevermögen
  1. Immaterielle Wirtschaftsgüter
  2. Materielle Wirtschaftsgüter
  3. Geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Kopien der Rechnungen für GWG können einfach chronologisch in einem Registerfach abgelegt werden. Immaterielle und Materielle Wirtschaftsgüter empfehle ich, nach Buchungskonten abzulegen, also z.B. die PKW unter 0520, Büroeinrichtung unter 0650, etc.

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